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Jedes Büro hat sein eigenes Protokoll: mit Briefkopf, Tabellen, Nummerierung und festen Abschnitten. Damit Reiner genau so schreibt, lädst du eure Vorlage einmal hoch. Reiner übernimmt ihr Layout, ihre Struktur und ihr Design – und jedes neue Protokoll sieht aus wie eures.

Wo du Vorlagen findest

Unter Einstellungen → Vorlagen. Dort siehst du alle Vorlagen deiner Organisation. Über „Alle“ und „Meine“ filterst du, über „Vorlagen suchen“ findest du eine bestimmte Vorlage.
Seite „Vorlagen“ mit der Kachel „Vorlage hochladen“ und drei Vorlagen: Baubesprechung, Jour fixe Bauherr und Abnahmeprotokoll

Eine Vorlage hochladen

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Die Vorlage auswählen

Klick auf „Vorlage hochladen“ und wähle eure Word-Vorlage aus – als DOCX oder DOTX, bis 20 MB.
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Reiner analysiert die Vorlage

Reiner lädt die Datei hoch, analysiert die Struktur, liest die Layoutmuster aus und erstellt daraus Anweisungen für sich selbst. Das dauert meist etwa eine Minute.
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Die Vorlage prüfen

Im Fenster „Vorlage prüfen“ siehst du, was Reiner gelernt hat:
  • „Name“ – so heißt die Vorlage später in der Auswahl, zum Beispiel „Baubesprechung“.
  • „Anweisungen für Reiner“ – was Reiner beim Ausfüllen beachten soll. Reiner hat sie aus der Vorlage abgeleitet, du kannst sie ergänzen. Etwa: „Zuständigkeiten immer mit Firmennamen, Termine als TT.MM.“
  • „Verfügbar für“ – „Nur ich“ oder „Ganze Organisation“.
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Speichern

Klick auf „Vorlage speichern“. Ab jetzt kannst du die Vorlage beim Erstellen eines Protokolls unter „Vorlage“ auswählen.
Nur Manager und Owner können Vorlagen mit der ganzen Organisation teilen. Alle anderen legen Vorlagen für sich selbst an.

Was eine gute Vorlage ausmacht

  • Klare Abschnitte – feste Überschriften wie Terminplan, Mängel, Sonstiges übernimmt Reiner als Gliederung.
  • Tabellen für Punkte – Spalten wie Nr., Thema, Wer, Bis füllt Reiner Zeile für Zeile.

Vorlagen verwalten

Über das Drei-Punkte-Menü an einer Vorlage kannst du:
  • „Bearbeiten“ – Name, Anweisungen oder Verfügbarkeit ändern
  • „Herunterladen“ – die ursprüngliche Word-Datei herunterladen
  • „Löschen“ – die Vorlage entfernen