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# Protokollieren: Outputmöglichkeiten

> Am Ende steht ein Protokoll für den Verteiler – als PDF, mit Kopfzeile, Teilnehmenden und klaren Zuständigkeiten.

Am Ende steht ein Protokoll, das du guten Gewissens an den Verteiler schicken kannst – sauber formatiert, mit Kopfzeile, Teilnehmenden und klaren Zuständigkeiten.

## Export als PDF

Sobald das Protokoll passt, klickst du auf **„Protokoll exportieren"**. Reiner erzeugt ein PDF – alle am Termin Beteiligten bekommen dieselbe Version.

<Callout icon="camera" iconType="regular" color="#F95903">
  📸 **Screenshot:** Export-Dialog mit den Optionen; daneben eine Seite des fertigen PDF-Protokolls.
</Callout>

## Was du beim Export steuern kannst

* **Dokumenttitel** – die Überschrift des Protokolls
* **Einträge als „neu" markieren** – ab einem wählbaren Datum, damit der Verteiler sofort sieht, was seit dem letzten Termin dazugekommen ist
* **Leere Abschnitte ausblenden** – Themen ohne Einträge erscheinen nicht im PDF
* **Abschnitt „Nächster Termin"** – optional mit ausgeben

## Dauerhafte Export-Einstellungen

In den Export-Einstellungen der Besprechungsreihe legst du einmalig fest:

* **Kopfzeile** mit eurem Bürologo und eurer Adresse
* **Eigene Abschnitts- und Spaltentitel** – z. B. „TOP" statt „Thema"
* **Spalten für Zuständige und Fälligkeit** ein- oder ausblenden
* **Grauer Hintergrund** für bessere Lesbarkeit

So sieht jedes Protokoll aus wie aus eurem Büro – ohne Nacharbeit in Word.

## Weiterverarbeitung

* **Versand:** Das PDF verschickst du wie gewohnt per E-Mail an den Verteiler
* **Archiv:** Alle Termine einer Reihe bleiben in Reiner chronologisch abrufbar – jedes alte Protokoll ist in Sekunden wieder geöffnet
* **Erneuter Export:** Nach Änderungen (z. B. korrigierte Teilnehmende) exportierst du einfach neu – die aktualisierte Version wird ausgegeben

## Du brauchst Word oder eure eigene Vorlage?

Der Export der Besprechungsreihen ist bewusst auf **PDF** beschränkt – das Format, das auf der Baustelle, beim Bauherrn und im Archiv gleichermaßen funktioniert.

Muss das Protokoll dagegen zwingend in **eurer eigenen Bürovorlage** stecken oder als **Word-Datei** herauskommen, geht das über den Chat: Vorlage hochladen, Inhalte dazugeben, fertiges Protokoll in eurem Layout herausbekommen. Dafür gibt es dann allerdings kein Protokollarchiv über Termine hinweg – die beiden Wege ergänzen sich. Details im Artikel [**Protokollieren im Chat: mit eurer eigenen Vorlage**](/chat/protokollieren-im-chat) (Bereich Chat).