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# Protokollieren: Besprechungsreihe anlegen & Protokoll bearbeiten
> Von der leeren Besprechungsreihe zum geprüften Protokoll – der komplette Arbeitsablauf in fünf Schritten.
Von der leeren Besprechungsreihe zum geprüften Protokoll – der komplette Arbeitsablauf.
## Schritt 1: Besprechungsreihe anlegen
Öffne dein Projekt → **„Besprechungsreihen"** → **„Besprechungsreihe hinzufügen"**. Vergib einen Namen (z. B. „Wöchentliche Baubesprechung") und wähle die **Protokollgliederung**:
* **Inhaltsbasiert** – Einträge nach Themen gruppiert (Rohbau, Elektro, Bemusterung, Nachträge). Ideal für das finale Protokoll an den Verteiler.
* **Chronologisch** – Einträge in der Reihenfolge, wie sie besprochen wurden. Ideal, um den Gesprächsverlauf nachzuvollziehen.
Die Gliederung gilt für alle Termine der Reihe und **lässt sich später nicht mehr ändern**. Für eine andere Ansicht legst du einfach eine separate Reihe an.
📸 **Screenshot:** Dialog „Neue Besprechungsreihe" mit Namensfeld und der Auswahl der Protokollgliederung.
## Schritt 2: Termin anlegen
In der Reihe auf **+ Termin** klicken und die Rahmendaten erfassen: Datum, Uhrzeit, Ort.
## Schritt 3: Teilnehmende pflegen
Hinterlege pro Reihe die Teilnehmenden – mit Name, E-Mail, Telefon, Institution und Rolle im Projekt (bis zu 100 Personen). Bei jedem Termin markierst du, wer anwesend war; die Liste erscheint später im exportierten Protokoll. Reiner gleicht außerdem deine Spracheingaben mit dieser Liste ab, um die Anwesenheit zu erfassen. Nachträgliche Änderungen sind jederzeit möglich – beim nächsten Export ist die aktualisierte Version drin.
Die Personen landen zugleich in den **Kontakten** deiner Organisation: Änderungen an einer Person wirken sich auf alle Besprechungsreihen aus, in denen sie vorkommt. So musst du dieselben Ansprechpartner nicht mehrfach pflegen.
📸 **Screenshot:** Teilnehmenden-Verwaltung mit Anwesenheits-Haken am Termin.
## Schritt 4: Input geben und Entwurf erstellen
Füttere Reiner mit deinem Input – Sprachnotiz, Audiodatei, Transkript, Fotos oder Text (Details im Artikel [**Inputmöglichkeiten**](/projekte/protokollieren-input)). Der Input muss nicht sortiert oder sauber sein. Dann auf **Entwurf erstellen** klicken – Reiner verwandelt alles in ein strukturiertes Protokoll mit Themen, Beschreibungen, Zuständigkeiten und Fälligkeiten.
## Schritt 5: Entwurf prüfen und bearbeiten
Vor dem Versand einmal durchgehen:
* Sind alle Inhalte erfasst?
* Sitzen bei den To-dos die richtigen Personen dran?
* Stimmen die Fälligkeiten?
* Fehlt ein Thema?
**Alles ist editierbar:** Formulierung, Zuordnung, Fälligkeit; Einträge ergänzen, zusammenfassen oder löschen. Formatierung (fett, kursiv, unterstrichen, hervorgehoben) kannst du nachschärfen. Neue Einträge kommen immer als Ergänzung dazu – bereits Bestätigtes wird nicht ungefragt umgeschrieben.
**Unterpunkte – nur bei inhaltsbasierten Protokollen:** Hast du für die Reihe die Gliederung **Inhaltsbasiert** gewählt, kann jeder Eintrag untergeordnete **Unterpunkte** haben – praktisch, wenn zu einem Thema mehrere Einzelpunkte gehören.
* Über **„Eintragsaktionen“** am Eintrag legst du mit **„Unterpunkt hinzufügen“** einen neuen an
* Über den Pfeil klappst du Unterpunkte ein und aus, sodass du bei langen Protokollen den Überblick behältst
* Im selben Menü kannst du einen Eintrag über **„In ein anderes Thema verschieben“** umsortieren
* Achtung beim Löschen: Wer einen Eintrag mit Unterpunkten löscht, löscht sie mit – Reiner fragt vorher nach („Eintrag und alle Unterpunkte löschen?“)
In **chronologischen** Protokollen gibt es das nicht: Dort hängt jeder Eintrag flach an seinem Termin, und am Eintrag steht nur das Löschen zur Verfügung. Beides ist Absicht – die Gliederung entscheidet, und sie lässt sich nachträglich nicht ändern (siehe Schritt 1).
**Fotos an Einträgen:** Bilder lassen sich direkt an Einträge hängen – etwa Mängelbefunde oder Plan-Auszüge. Liegt ein Foto quer, kannst du es am Eintrag **drehen**, bis es richtig steht; so passt es auch im Export.
Fotos drehen geht in **beiden** Gliederungen.
📸 **Screenshot:** Inhaltsbasiertes Protokoll – Eintrag mit eingeklappten Unterpunkten, geöffnetes Menü „Eintragsaktionen“ und ein angehängtes Foto samt Drehen-Symbol.
📸 **Video:** KI-Vorschläge im Entwurf annehmen/ablehnen und einen Eintrag manuell bearbeiten.
## Folgetermin: nahtlos weitermachen
Beim Anlegen des nächsten Termins übernimmt Reiner automatisch die alle Punkte aus dem letzten Protokoll – jeder Termin beginnt dort, wo der letzte aufgehört hat.
**Tipps aus der Praxis:**
* **Direkt nach der Besprechung einsprechen** – der Rückweg zum Büro ist eine gute Gelegenheit
* **Verantwortliche beim Namen nennen**, nicht bei der Rolle: „Herr Müller holt bis KW 10 auf" statt „die Elektriker holen auf"
* **Realistische Fälligkeiten** setzen: „bis 24.08." statt „so schnell wie möglich"
* **Zuordnungen vor dem Versand prüfen** – besonders bei ungewöhnlichen Namen oder Firmenkürzeln