> ## Documentation Index
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# Vorlagen für Protokolle

> Lade eure Word-Vorlage einmal hoch – Reiner lernt Layout, Struktur und Design und schreibt jedes Protokoll genau so.

Jedes Büro hat sein eigenes Protokoll: mit Briefkopf, Tabellen, Nummerierung und festen Abschnitten. Damit Reiner genau so schreibt, lädst du eure Vorlage einmal hoch. Reiner übernimmt ihr Layout, ihre Struktur und ihr Design – und jedes neue Protokoll sieht aus wie eures.

## Wo du Vorlagen findest

Unter **Einstellungen → Vorlagen**. Dort siehst du alle Vorlagen deiner Organisation. Über **„Alle“** und **„Meine“** filterst du, über **„Vorlagen suchen“** findest du eine bestimmte Vorlage.

![Seite „Vorlagen“ mit der Kachel „Vorlage hochladen“ und drei Vorlagen: Baubesprechung, Jour fixe Bauherr und Abnahmeprotokoll](https://mintcdn.com/reiner-ai/eJwAuCZrOabVmmfj/images/projekte/protokoll-vorlagen.png?fit=max\&auto=format\&n=eJwAuCZrOabVmmfj\&q=85\&s=53e438020ede3ae418ecafbb0d12ca32)

## Eine Vorlage hochladen

**1. Die Vorlage auswählen**

Klick auf **„Vorlage hochladen“** und wähle eure Word-Vorlage aus – als **DOCX** oder **DOTX**, bis **20 MB**.

**2. Reiner analysiert die Vorlage**

Reiner lädt die Datei hoch, analysiert die Struktur, liest die Layoutmuster aus und erstellt daraus Anweisungen für sich selbst. Das dauert meist etwa eine Minute.

**3. Die Vorlage prüfen**

Im Fenster **„Vorlage prüfen“** siehst du, was Reiner gelernt hat:

* **„Name“** – so heißt die Vorlage später in der Auswahl, zum Beispiel *„Baubesprechung“*.
* **„Anweisungen für Reiner“** – was Reiner beim Ausfüllen beachten soll. Reiner hat sie aus der Vorlage abgeleitet, du kannst sie ergänzen. Etwa: *„Zuständigkeiten immer mit Firmennamen, Termine als TT.MM.“*
* **„Verfügbar für“** – **„Nur ich“** oder **„Ganze Organisation“**.

**4. Speichern**

Klick auf **„Vorlage speichern“**. Ab jetzt kannst du die Vorlage beim Erstellen eines Protokolls unter **„Vorlage“** auswählen.

> [!NOTE]
>
> Nur Manager und Owner können Vorlagen mit der ganzen Organisation teilen. Alle anderen legen Vorlagen für sich selbst an.

## Was eine gute Vorlage ausmacht

* **Klare Abschnitte** – feste Überschriften wie *Terminplan*, *Mängel*, *Sonstiges* übernimmt Reiner als Gliederung.
* **Tabellen für Punkte** – Spalten wie *Nr.*, *Thema*, *Wer*, *Bis* füllt Reiner Zeile für Zeile.

## Vorlagen verwalten

Über das Drei-Punkte-Menü an einer Vorlage kannst du:

* **„Bearbeiten“** – Name, Anweisungen oder Verfügbarkeit ändern
* **„Herunterladen“** – die ursprüngliche Word-Datei herunterladen
* **„Löschen“** – die Vorlage entfernen


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